Archiv Station Rechtskonforme Archivierung

Wäre es nicht schön Emails und Dokumente ohne viel Suche wiederzufinden?
Zudem werden die Anforderungen nach GoBD erfüllt.
Alle Dokumente sind Volltext durchsuchbar!
Eine seperate Verschlagwortung ist nicht notwendig!

Einfach Digital Archivieren

Archiv
 
Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung ohne Ihr Zutun.
Die Mail Archivierung erledigt die Arbeit für Sie im Hintergrund und gibt Ihnen Sicherheit.1)


 
Revisionskonforme Dokumenten Archivierung.
Sicher archivieren mit ecoDMS. Das System erfüllt die technischen Anforderungen der Revisionssicherheit. 1)


Digital archivieren

Die digitale Archivierung beschleunigt Prozesse, verkürzt Bearbeitungszeiten und unterstützt Sie bei Routineaufgaben. Mit einem digitalen Archiv sparen Sie deshalb Zeit und Platz. Auch Ausdrucke für die Papierablage gehören der Vergangenheit an.

Diesen Funktionsumfang haben wir für Sie auf einem NAS zusammengefasst.
Für einzelne Arbeitsplätze oder Server ist die Software auch separat erhältlich.

Speicher für Daten

Auf den verwendeten NAS ist natürlich auch Platz für Ihre Eignen Daten. Die NAS Systeme stehen mit Speicherkapazitäten ab ca. 1,6 TB (in der kleinsten Ausführung) für Daten und Archive zur Verfügung.

Sicherung

Zur Sicherung Ihrer Daten auf dem NAS stehen verschiedene Möglichkeiten bis hin zur Sicherung in die Cloud bei einem deutschen Anbieter zur Verfügung.

Überwachung

Auf Wunsch übernehmen wir die Durchführung von Firmware Updates des NAS Systems und die Überwachung der korrekten Funktion des NAS.

1)Laut angeben des Software Anbieters der ecoDMS GmbH

Hindergrund

Elektronische Dokumente liefern aus sich heraus keine Anhaltspunkte für ihre Integrität und Authentizität sowie für den Schutz und die Wahrung von Rechtsansprüchen des Ausstellers oder Dritter und den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr.
Zudem können sie aus sich heraus weder wahrgenommen noch gelesen werden. Diese Eigenschaften müssen vielmehr, insbesondere für die Zwecke der längerfristigen Aufbewahrung elektronischer Dokumente, durch zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen hergestellt und dauerhaft erhalten werden.

Was muss Archiviert werden?
Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Wer muss archivieren?
Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Wie muss archiviert werden?
Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht. Die Abläufe der Archivierung müssen Dokumentiert werden.

Alle angaben ohne Gewähr.
Zur rechtsicheren Beratung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Weiterführende Links:
http://www.awv-net.de/fachergebnisse/themenfokus5/musterverfahrensdoku/index.html http://www.gobd.de/verfahrensdokumentation.php


 

 

 

 

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