EMail Archivierung

Die Vorteile der EMail Archivierung

Schutz vor Datenverlust, Ihr Mail Archiv verleiht Ihnen eine bequeme und schnelle Suchmöglichkeit für Ihre komplette E-Mail Historie.
Von jedem Browser, Mobiltelefon, Tablet und Outlook aus. Sie nutzen Outlook-Archivierung, um ihre Postfächer klein zu halten, aber die PST-Dateien sind auf vielen Computern verteilt. Sie können beschädigt werden, gehen verloren und sind schwer zu durchsuchen.
Würden Sie andere kritische Ressourcen auf diese Weise behandeln? EMail Archivierungssoftware kann Ihnen auch den Umzug Ihres Mail Anbieters erleichtern. Keine Verluste von Mails beim Umzug, da ja alles in der Archivierungssoftware sicher aufbewahrt ist.
Mit Archivierungssoftware wird jede einzelne E-Mail, die Sie senden oder empfangen, in einem zentralisierten Speicher aufbewahrt, d. h. es ist keine Outlook-Archivierung erforderlich und die damit einhergehenden Probleme entfallen.
Durch den Einsatz von Komprimierungsalgorithmen wird bei der E-Mail Archivierung eine langfristige Speicherung wesentlich platzsparender als die Aufbewahrung von E-Mails innerhalb von Outlook oder Exchange.

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Die Plichten

Die Archivierungspflicht nach §257 HGB oder §147 Abgabenordnung umfasst nicht nur Geschäftsbriefe und Rechnungen auf Papier, die bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, sondern auch elektronische Daten wie Mails.

Artikel der it-recht kanzlei oder der Computerwoche zum Thema.
Artikel rund um das Thema E-Mail Archivierung
BITKOM-Leitfaden „E-Mail-Archivierung“
7 Mythen über die E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung: Was müssen Unternehmen beachten?
GoBD


Archivierung ist gesetzliche Pflicht!
Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Das heißt:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, müssen diese Archviert werden.

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information. Bei Fragen und Problemen sollten Sie sich an einen Rechtsexperten wenden.